दूरस्थ श्रमिकों के लिए 5 संचार उपकरण

व्यवसायों की बढ़ती संख्या अब उनके कार्यबल को दूरस्थ कार्य सुविधाएं प्रदान करती है, और कुछ व्यवसायों में केवल वितरित कर्मचारी हैं और कोई कार्यालय नहीं है। जबकि दूरस्थ कार्य के कई लाभ हैं, इसके सामने सबसे बड़ी चुनौती संचार और सहयोग है। इसलिए, इस लेख में, हम 5 बेहतरीन संचार उपकरण साझा करने जा रहे हैं जो आपको क्लाउड-आधारित फ़ोन सिस्टम से मिलते हैं जो दूरस्थ कर्मचारियों के लिए सहयोग और उत्पादकता को सुविधाजनक बनाने में मदद करते हैं।

1. वेबफोन/मोबाइल ऐप: कहीं से भी कॉल करें:-

होस्ट किए गए वीओआईपी फोन सिस्टम से आप इंटरनेट के माध्यम से फोन कॉल कर सकते हैं। वीओआईपी के साथ, कर्मचारियों को एक फोन के साथ अधिक लचीलापन मिलता है जिसका उपयोग वे चलते-फिरते कर सकते हैं। डेस्क फोन या आईपी फोन के अलावा, दूरस्थ कर्मचारी भी वेब फोन या मोबाइल ऐप का उपयोग कर सकते हैं। वेबफ़ोन और मोबाइल ऐप दोनों के साथ, कर्मचारी अपने एक्सटेंशन नंबर का उपयोग तब तक कहीं भी कर सकते हैं जब तक उनके पास सक्रिय इंटरनेट है। वीओआईपी के साथ रिमोट या होम-बेस्ड कर्मचारी कार्य लाइन से कॉल कर सकते हैं, और वे बिक्री या ग्राहक सहायता लाइनों के लिए इनबाउंड कॉल का प्रबंधन कर सकते हैं। कर्मचारियों के लिए जरूरी है कि वे अपने नंबर का इस्तेमाल न करें बल्कि बेहतर सुरक्षा और गुणवत्ता नियंत्रण के लिए वर्क लाइन का इस्तेमाल करें।

कॉल करने के लिए मोबाइल फोन का उपयोग करना आसान लग सकता है, लेकिन मोबाइल ऐप कर्मचारियों के लिए आपके कार्यालय की फोन लाइन को उतना ही आसान बनाते हैं। वीओआईपी मोबाइल एप्लिकेशन उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं, और कर्मचारी अपनी व्यक्तिगत और कार्य कॉल को अलग रख सकते हैं। मोबाइल ऐप्स में ये भी शामिल हैं:

कंपनी निर्देशिका

दूरभाष सम्मेलन

संगीत रोका गया

कॉल रिकॉर्डिंग

डू-नॉट-डिस्टर्ब (डीएनडी)

जो अपने कंप्यूटर से काम करना पसंद करते हैं, उनके लिए वेबफोन वीओआईपी यूजर इंटरफेस में बनाया गया है। आप अपने कंप्यूटर के माइक्रोफ़ोन या हेडसेट का उपयोग करके कॉल कर सकते हैं। वेबफ़ोन का उपयोग करने के लिए आपको कुछ भी डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है, केवल लॉग इन करने के लिए आपका उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड।

2. लाइव रिपोर्टिंग: रिमोट एजेंटों का बेहतर प्रबंधन:-

लाइव रिपोर्टिंग के साथ, आप रीयल-टाइम में सभी सक्रिय फ़ोन लाइन और कॉल देख सकते हैं। आप देख सकते हैं कि कितने एजेंट सक्रिय हैं, व्यस्त हैं, औसत कॉल करने वाले का समय और कॉल करने वालों की संख्या होल्ड पर है। इस गहन जानकारी के साथ, आप एजेंटों को प्रबंधित कर सकते हैं और ग्राहक अनुभव को बेहतर बना सकते हैं। लाइव रिपोर्ट के अलावा, वीओआईपी डैशबोर्ड कॉल उपयोग और पैटर्न का और विश्लेषण करने के लिए एनालिटिक्स भी प्रदर्शित करता है। तो, आप पीक कॉल समय को पर्याप्त रूप से संभाल सकते हैं।

3. कॉल रिकॉर्डिंग:-

दूरस्थ श्रमिकों को प्रबंधित करने के लिए एक और बढ़िया टूल कॉल रिकॉर्डिंग है। वीओआईपी सिस्टम जैसे प्रदाता स्वचालित और ऑन-डिमांड कॉल रिकॉर्डिंग प्रदान करते हैं। सभी रिकॉर्डिंग डैशबोर्ड पर सहेजी जाती हैं; आप सभी रिकॉर्डिंग सीधे डैशबोर्ड से सुन और डाउनलोड कर सकते हैं। प्रबंधक कॉल रिकॉर्डिंग पर वापस सुन सकते हैं और एजेंटों को बेहतर प्रतिक्रिया प्रदान कर सकते हैं। दूरस्थ कर्मचारियों के साथ, प्रशिक्षण के लिए नियमित चेक-इन होना महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से बदलते परिदृश्य के साथ जहां प्लेटफॉर्म पीआर उत्पाद में नई सुविधा जोड़ी जाती है। कॉल रिकॉर्डिंग कर्मचारियों और प्रबंधकों पर जाकर, दोनों सुधार के लिए प्रतिक्रिया और सुझावों पर चर्चा कर सकते हैं।

4. वर्चुअल फैक्स:-

अगर आपको फैक्स भेजना ही है तो ध्यान दें कि लैंडलाइन फैक्स मशीन की तुलना में वर्चुअल फैक्स ज्यादा सुरक्षित है। वर्चुअल फैक्सिंग लागू करना बहुत आसान है, वीओआईपी के साथ, सभी फ़ैक्स ऑनलाइन संग्रहीत किए जाते हैं, और आप उन्हें ऑनलाइन डैशबोर्ड के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं। आमतौर पर, प्रदाता फैक्स भेजने के दो तरीके प्रदान करते हैं, जिसमें डैशबोर्ड के माध्यम से दस्तावेज़ अपलोड करना और ईमेल अटैचमेंट के रूप में फ़ैक्स भेजना शामिल है। डिजिटल फ़ैक्स दूरस्थ कर्मचारियों को किसी भी स्थान से फ़ैक्स प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं। वर्चुअल फैक्स न केवल अधिक सुरक्षित है बल्कि दूरस्थ श्रमिकों के लिए भी बेहतर है।

5. बेहतर संचार का अर्थ है कम अकेलापन:-

वितरित श्रमिकों के बीच सहयोग और संचार में सुधार करके, आप दूरस्थ कार्य की सबसे बड़ी चुनौती को कम कर सकते हैं जो कि अकेलापन है। उपयोगी महसूस करना और एक टीम के हिस्से के रूप में काम करना कर्मचारियों को प्रेरणा और उद्देश्य देता है। टीमवर्क का अर्थ है कम अकेलापन, और यह अधिक उत्पादक और खुश कर्मचारियों को जन्म दे सकता है। और यह अंततः नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए जीत-जीत का कारण बन सकता है।

EXTERNAL LINKS:-